Como funciona um pregão eletrônico: o passo a passo completo

O pregão eletrônico é a forma mais comum de o setor público comprar bens e serviços comuns. Todo o processo acontece pela internet, em um sistema eletrônico, e segue etapas bem definidas pela Lei nº 14.133/2021. Abaixo está o passo a passo completo, do ponto de vista de quem participa como fornecedor.

Passo 1 — Publicação do edital

Tudo começa com a publicação do aviso de contratação e do edital. O aviso é divulgado no PNCP, que centraliza a publicidade das contratações públicas, e o edital indica onde a sessão será disputada — pode ser o Compras.gov.br, o Licitações-e ou outra plataforma.

O que ler primeiro no edital: objeto, valor estimado (quando divulgado), modo de disputa, data e hora da sessão, exigências de habilitação e regras de amostra ou prova de conceito.

Passo 2 — Cadastro e credenciamento

Para participar é preciso estar credenciado no sistema onde a disputa vai ocorrer e, em contratações federais, manter o cadastro de fornecedor atualizado (SICAF). Esse passo tem prazo próprio e é a causa mais comum de fornecedor perder um certame antes mesmo de disputar — não deixe para o dia da sessão.

Passo 3 — Envio da proposta

Antes da abertura da sessão, o fornecedor cadastra a proposta no sistema, com preço e a documentação exigida. A proposta fica sigilosa até a abertura. Confira unidade de medida, quantidade e se o preço é unitário ou por lote: erro aqui costuma ser irreversível.

Passo 4 — Abertura da sessão pública

Na data marcada, o pregoeiro abre a sessão, o sistema classifica as propostas e desclassifica as que estejam fora das regras do edital. A partir daí começa a disputa.

Passo 5 — Fase de lances

É a etapa mais dinâmica. Os fornecedores enviam lances sucessivos buscando o melhor preço, respeitando o intervalo mínimo entre lances definido no edital. O comportamento da disputa muda conforme o modo de disputa adotado:

• Aberto — os lances são públicos e a etapa se prorroga automaticamente a cada novo lance nos minutos finais.
• Aberto e fechado — há uma etapa aberta seguida de uma rodada de lances fechados entre os melhores classificados.
• Fechado e aberto — começa com propostas fechadas e evolui para uma etapa aberta entre os classificados.

Os detalhes de cada modo estão em fase de lances e modos de disputa. Quem acompanha vários processos ao mesmo tempo costuma se apoiar em um robô de lances para não perder janelas de segundos.

Passo 6 — Empate ficto e benefícios de ME/EPP

Encerrados os lances, aplicam-se os benefícios legais de microempresas e empresas de pequeno porte, como o direito de preferência em caso de empate ficto. Veja tratamento diferenciado para ME e EPP.

Passo 7 — Negociação

O pregoeiro pode negociar condições mais vantajosas com o licitante mais bem classificado, normalmente pelo chat do sistema. Acompanhar as mensagens em tempo real é essencial: há prazo para responder.

Passo 8 — Julgamento e habilitação

O licitante mais bem classificado tem sua documentação de habilitação analisada — regularidade fiscal e trabalhista, qualificação técnica e econômico-financeira, conforme o edital. Se algo não estiver em ordem, ele é inabilitado e a análise segue para o próximo colocado.

Passo 9 — Intenção de recurso

Declarado o vencedor, abre-se prazo para manifestar intenção de recurso, de forma imediata e motivada, dentro do sistema. Quem não manifesta no prazo perde o direito de recorrer. Mais detalhes em intenção de recurso no pregão.

Passo 10 — Adjudicação e homologação

Sem recurso ou depois de julgado, o objeto é adjudicado ao vencedor e o processo é homologado pela autoridade competente. Só então vem a assinatura do contrato ou a emissão da ata de registro de preços.

Quanto tempo dura um pregão eletrônico?

Não há duração única. Entre a publicação do edital e a sessão há um prazo mínimo legal que varia conforme o objeto. A sessão em si pode durar de menos de uma hora a um dia inteiro, dependendo do número de itens e do modo de disputa. Já a homologação pode levar semanas.

Erros que mais eliminam fornecedores

• Cadastro ou certidões vencidos no dia da sessão.
• Proposta cadastrada com unidade ou quantidade errada.
• Não acompanhar o chat e perder o prazo de negociação ou de envio de documento.
• Deixar de manifestar intenção de recurso no momento exato.
• Lance abaixo do custo por falta de limite mínimo definido antes da disputa.

Veja também principais erros de empresas iniciantes em licitações.

Onde os pregões acontecem

Os pregões ocorrem em portais públicos e privados. Para o panorama das plataformas e o guia geral da modalidade, veja pregão eletrônico e plataformas de licitações.

Lembre-se: prazos e procedimentos variam conforme o edital e conforme o sistema utilizado. O edital sempre prevalece sobre qualquer resumo geral.